Signomaten Tietosuojakäytäntö

1. Johdanto

Tervetuloa Signomateen! Tämä tietosuojakäytäntö selittää, miten PVBC AB (Y-tunnus 559317-7107), jota kutsutaan nimillä "Signomate", "me", "meidän" tai "meidän", kerää, käyttää, jakaa ja suojaa henkilötietojasi, kun käytät digitaalista allekirjoitusalustaamme ja siihen liittyviä palveluita ("Palvelu"). Rekisteröity osoitteemme on Egnahemsvägen 22, 413 21 Göteborg, Ruotsi.

Olemme sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään tietojasi avoimesti ja läpinäkyvästi yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muiden sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti.

2. Rekisterinpitäjä

PVBC AB on rekisterinpitäjä, joka vastaa henkilötietojesi käsittelystä Palvelun yhteydessä.

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä tai tietosuojakäytännöistämme, ota meihin yhteyttä:

3. Mitä henkilötietoja keräämme

Keräämme henkilötietoja seuraavilla tavoilla:

3.1 Itse antamasi tiedot

• Tilitiedot: Kun rekisteröidyt tilille, keräämme tietoja, kuten nimesi, sähköpostiosoitteesi, salasanasi, yrityksen nimen (tarvittaessa) ja yhteystiedot.
• Käyttäjäsisältö / Asiakirjat: Keräämme asiakirjat ja niihin liittyvät tiedot, jotka lataat, lähetät allekirjoitettavaksi tai allekirjoitat Palvelun avulla. Nämä asiakirjat voivat sisältää sinun tai kolmansien osapuolten (esim. allekirjoittajien, vastaanottajien) henkilötietoja.
• Tapahtumatiedot: Jos tilaat maksullisia ominaisuuksia, keräämme tapahtumiisi liittyviä tietoja, jotka voivat sisältää maksutietoja (yleensä kolmannen osapuolen maksunkäsittelijän käsittelemiä).
• Viestintä: Kun otat meihin yhteyttä tukea tai muita tiedusteluja varten, keräämme viestinnässäsi antamasi tiedot.

3.2 Automaattisesti kerätyt tiedot

• Lokitiedot ja käyttötiedot: Keräämme tietoja vuorovaikutuksestasi Palvelumme kanssa, mukaan lukien IP-osoite, selaimen tyyppi, käyttöjärjestelmä, vieraillut sivut, käytetyt ominaisuudet, käyttöajat ja -päivämäärät sekä muut diagnostiikkatiedot.
• Laitetiedot: Keräämme tietoja laitteesta, jolla käytät Palveluamme, kuten laitteen malli, yksilölliset laitetunnisteet ja mobiiliverkkotiedot.
• Evästeet ja vastaavat tekniikat: Käytämme evästeitä ja vastaavia seurantateknologioita seurataksemme toimintaa Palvelussamme ja säilyttääksemme tiettyjä tietoja. Lisätietoja saat evästekäytännöstämme.

3.3 Kolmansilta osapuolilta saadut tiedot

Saatamme saada sinusta tietoja kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi jos integroit kolmannen osapuolen palveluita Signomateen tai jos toinen käyttäjä antaa tietosi osana asiakirjan allekirjoitusprosessia.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste (GDPR)

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavien GDPR:n mukaisten oikeusperusteiden nojalla:

• Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6(1)(b) artikla): Tarjotaksemme ja ylläpitääksemme Palveluamme käyttöehtojemme mukaisesti, mukaan lukien tilisi luominen ja hallinta, sähköisten allekirjoitusten käsittely ja asiakirjatyönkulkujen helpottaminen.
• Lakisääteinen velvoite (GDPR 6(1)(c) artikla): Noudattaaksemme lakisääteisiä ja sääntelyllisiä velvoitteitamme, kuten taloudellista kirjanpitoa, veroraportointia tai vastaamista viranomaisten laillisiin pyyntöihin.
• Oikeutetut edut (GDPR 6(1)(f) artikla): Tarkoituksiin, kuten Palvelumme parantaminen, turvallisuuden varmistaminen, petosten estäminen, käyttötapojen analysointi (mahdollisuuksien mukaan yhdistetyssä tai tunnistamattomassa muodossa) ja tiettyyn suoramarkkinointiviestintään (kun sinulla on olemassa oleva suhde etkä ole kieltäytynyt siitä). Tasapainotamme aina oikeutetut etumme oikeuksiasi ja vapauksiasi vastaan.
• Suostumus (GDPR 6(1)(a) artikla): Erityistilanteisiin, joissa pyydämme suostumustasi, kuten ei-välttämättömien evästeiden käyttöön tai tiettyihin markkinointitoimiin. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

5. Miten käytämme henkilötietojasi

Käytämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Tarjotaksemme, ylläpitääksemme ja operoidaksemme Palveluamme.
• Hallinnoidaksemme tiliäsi ja tarjotaksemme sinulle asiakastukea.
• Käsitelläksemme tapahtumia ja lähettääksemme sinulle niihin liittyviä tietoja, mukaan lukien vahvistukset ja laskut.
• Helpottaaksemme sähköistä allekirjoitusprosessia, mukaan lukien asiakirjojen lähettäminen nimetyille allekirjoittajille ja tarkastusjälkien tarjoaminen.
• Kommunikoidaksemme kanssasi palvelupäivityksistä, turvallisuushälytyksistä ja hallinnollisista viesteistä.
• Vastataksemme kommentteihisi, kysymyksiisi ja pyyntöihisi.
• Parantaaksemme Palveluamme, kehittääksemme uusia ominaisuuksia ja tehdäksemme tutkimusta ja analyysejä.
• Varmistaaksemme Palvelumme turvallisuuden, estääksemme petoksia ja valvoaksemme käyttöehtojamme.
• Noudattaaksemme sovellettavia lakeja ja määräyksiä.
• Markkinointitarkoituksiin mieltymystesi ja sovellettavan lain mukaisesti.

6. Miten jaamme henkilötietojasi

Emme myy henkilötietojasi. Saatamme jakaa henkilötietojasi seuraavien kolmansien osapuolten luokkien kanssa:

• Palveluntarjoajat: Jaamme tietoja kolmansien osapuolten myyjien, konsulttien ja muiden palveluntarjoajien kanssa, jotka suorittavat palveluita puolestamme (esim. isännöinti, maksunkäsittely, data-analytiikka, sähköpostin toimitus, asiakastuki). Nämä palveluntarjoajat ovat sopimuksellisesti velvoitettuja suojaamaan tietojasi ja käyttämään niitä vain niihin tarkoituksiin, joihin luovutamme ne heille.
• Muut käyttäjät (ohjeidesi mukaan): Kun käytät Palvelua lähettääksesi asiakirjoja allekirjoitettavaksi tai jakaaksesi asiakirjoja, tietosi (kuten nimi ja sähköposti) ja asiakirjat jaetaan nimeämillesi henkilöille.
• Lakisääteiset vaatimukset: Saatamme luovuttaa tietojasi, jos laki, haaste tai muu oikeudellinen prosessi niin vaatii, tai jos meillä on vilpitön usko, että luovuttaminen on kohtuudella tarpeen (a) noudattaaksemme lakisääteistä velvoitetta, (b) suojellaksemme ja puolustaaksemme oikeuksiamme tai omaisuuttamme, (c) estääksemme tai tutkiaksemme mahdollista väärinkäytöstä Palvelun yhteydessä, tai (d) suojellaksemme käyttäjien tai yleisön henkilökohtaista turvallisuutta.
• Liiketoiminnan siirrot: Yhdistymisen, yrityksen omaisuuden myynnin, rahoituksen tai koko tai osan liiketoimintamme hankinnan yhteydessä toisen yrityksen toimesta henkilötietosi voidaan siirtää. Ilmoitamme ennen kuin henkilötietosi siirretään ja niihin sovelletaan erilaista tietosuojakäytäntöä.
• Suostumuksellasi: Saatamme jakaa henkilötietojasi muihin tarkoituksiin nimenomaisella suostumuksellasi.

7. Kansainväliset tiedonsiirrot

Tietosi, mukaan lukien henkilötiedot, voidaan siirtää ja ylläpitää tietokoneilla, jotka sijaitsevat osavaltiosi, provinssisi, maasi tai muun hallinnollisen lainkäyttöalueen ulkopuolella, missä tietosuojalait voivat poiketa oman lainkäyttöalueesi laeista.

Koska PVBC AB sijaitsee Ruotsissa (EU:n jäsenvaltio), käsittelemme tietoja pääasiassa Euroopan talousalueella (ETA). Jos siirrämme henkilötietoja ETA:n ulkopuolelle maihin, joiden Euroopan komissio ei katso tarjoavan riittävää tietosuojan tasoa, varmistamme, että käytössä on asianmukaiset suojatoimet, kuten Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet (SCC), tai turvaudumme muihin päteviin siirtomekanismeihin.

8. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojakäytännössä esitettyihin tarkoituksiin. Säilytysaikojemme määrittämisessä käytetyt kriteerit sisältävät:

• Aika, jonka sinulla on aktiivinen tili meillä.
• Lakisääteiset velvoitteemme (esim. vero- ja kirjanpitotarkoituksiin tai allekirjoitettujen asiakirjojen tarkastusjälkien ylläpitämiseksi).
• Onko säilyttäminen suositeltavaa oikeudellisen asemamme kannalta (kuten sovellettavien vanhentumisaikojen, oikeudenkäyntien tai sääntelytutkimusten osalta).

Kun tietojasi ei enää tarvita, poistamme ne turvallisesti tai anonymisoimme ne.

9. Tietosuojaoikeutesi (GDPR)

GDPR:n nojalla sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietoihisi liittyen:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus pyytää kopioita henkilötiedoistasi.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme tiedot, jotka uskot olevan virheellisiä, tai täydennämme tiedot, jotka uskot olevan puutteellisia.
• Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi): Sinulla on oikeus pyytää, että poistamme henkilötietosi tietyin edellytyksin.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä tietyin edellytyksin.
• Oikeus vastustaa käsittelyä: Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä oikeutettujen etujemme perusteella tietyin edellytyksin. Sinulla on myös ehdoton oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus pyytää, että siirrämme keräämämme tiedot toiselle organisaatiolle tai suoraan sinulle tietyin edellytyksin.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Ruotsissa valvontaviranomainen on Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), johon voit ottaa yhteyttä osoitteessa imy@imy.se tai vierailla heidän verkkosivustollaan osoitteessa www.imy.se.

Käyttääksesi mitä tahansa näistä oikeuksista, ota meihin yhteyttä osiossa 2 annettujen yhteystietojen avulla. Vastaamme pyyntöösi kuukauden kuluessa GDPR:n mukaisesti.

10. Evästeet ja seurantateknologiat

Käytämme evästeitä ja vastaavia seurantateknologioita Palvelumme operoimiseksi ja parantamiseksi, käytön analysoimiseksi ja markkinointitarkoituksiin. Yksityiskohtaiset tiedot käyttämistämme evästeistä ja siitä, miten voit hallita mieltymyksiäsi, löydät evästekäytännöstämme.

11. Tietojesi turvallisuus

Otamme henkilötietojesi turvallisuuden vakavasti ja toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet suojataksemme niitä luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta, paljastamiselta tai tuhoamiselta. Mikään tiedonsiirtomenetelmä internetin kautta tai sähköinen tallennusmenetelmä ei kuitenkaan ole 100-prosenttisen turvallinen, emmekä voi taata sen ehdotonta turvallisuutta.

12. Lasten yksityisyys

Palveluamme ei ole tarkoitettu alle 18-vuotiaiden (tai lainkäyttöalueesi laillisen täysi-ikäisyyden) lasten käyttöön. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja lapsilta. Jos saat tietää, että lapsi on antanut meille henkilötietoja ilman vanhempien suostumusta, ota meihin yhteyttä, niin ryhdymme toimiin poistaaksemme kyseiset tiedot ja lopettaaksemme lapsen tilin.

13. Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

Saatamme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain. Ilmoitamme sinulle kaikista muutoksista julkaisemalla uuden tietosuojakäytännön tällä sivulla ja päivittämällä "Viimeksi päivitetty" -päivämäärän. Saatamme myös ilmoittaa sinulle Palvelun kautta tai sähköpostitse, jos muutokset ovat olennaisia. Sinun kannattaa tarkistaa tämä tietosuojakäytäntö säännöllisesti mahdollisten muutosten varalta.

14. Ota yhteyttä

Jos sinulla on kysyttävää, kommentteja tai huolenaiheita tästä tietosuojakäytännöstä tai tietosuojakäytännöistämme, ota meihin yhteyttä: